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したがって常時接続はしてあるけれども、電子メールの到達通知オプションはカットして、いつ来ているかわからないようにする。

その代わり朝1回、午後の初めに一回(外出前も)夕方に一回と、一日3回のチェックを入れて、その際に徹底して処理をしてしまう「まとめ処理」という方法を取っている。 さらにできるだけそのなかに混入してくる友人からのメールや緊急性のないメールは自宅のメールアドレスのほうに転送して、家で処理するようにしている。
メールの処理で困るのは即レス(すぐ返信すること)しなければいけないものと、数日の間に処理しなければいけないものが混在していることだ。 即レスはすぐやり数日後については、2日ぐらいまとめてレビューする場合もある。
その際に必ず、どこまでは処理したということを記しておかないと、どこまでやったかわからなくなってしまう。 「これに答えたかどうか」がわからなくなってしまうと、送付済みメール一覧でチェックする余分な仕事が出る。
だから、処理の有無だけはきちっと押さえておくとよい。 あとは大胆に削除することだ。
さらに、必要なものはどんどん保存ファイルのほうに回しメール部分をスリム化することも心がけたい。 会議を減らす努力「会議が多すぎて困る」「会社に、会議族がはびこっている」という問題がある。
会議が好きな人たちは、何種類かの人が考えられる。 1つは自分のデスクで仕事をしていると何か充実感がなく会議をすると仕事をしたような気になるという人たち。
それから時間的にいまやることが少なく、暇だから会議でもしたいなあという人。 人と話すことがすごく好きで会話に熱中してしまう人。
ある会社の部長で、会議が始まったら飲まず食わずで、5時間ぐらいやってしまう人がいる。 会議を開くことによって、そこで自分のリーダーシップ上司としての権威みたいなものを確立しよう、補強したくとする人もいる。
もう一つのタイプは自分で答えが見つからないから、部下と会議を開くことによって答えを探るというタイプもいる。 こういう必要以上に会議をしたい人々に対しては、それ相応の対策を打っておかないと、生産性の低下が大きくなる。

それぞれに対応策は異なってくるわけで話が好きなら、話が好きな人同士が少数で延々やればいい。 なるべく忙しい周りの人を巻き込まないようなセッティングが必要になる。
暇で仕方がない人なら、その人にやってもらうほかの仕事を部下からつくり出すことも必要だ。

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